Privacyverklaring

Je gegevens zijn nodig voor je account, afspraken en facturen. Optionele statistieken kies je zelf.

Wie is verantwoordelijk?

ITOPCHU is een handelsnaam van Kumpix VOF, KvK 97970034. Graftermeerstraat 39E, 2131 AA Hoofddorp. Voor privacyvragen: [email protected] of +31 6 14 29 23 76.

Welke gegevens en waarom?

Naam, contactgegevens, factuuradres en bij zakelijke klanten bedrijfs-, KvK- en eventueel btw-gegevens: voor aanvragen, uitvoering en facturatie.
Akkoord met afspraakregels (versie, tekst, taal, tijdstip), afzonderlijk vroegestartverzoek en herroepingsverklaringen: om afspraken en wettelijke afhandeling vast te leggen.
Kenteken of VIN, merk/model, gekozen behandeling, voertuigtoestand, opmerkingen, afspraak- en werkhistorie: om de juiste auto en werkzaamheden vast te leggen.
Inlogadres, versleutelde wachtwoordcontrole, verificatie- en sessiegegevens: om je toegang te beveiligen. We bewaren geen leesbaar wachtwoord.
Technische verzoekgegevens, zoals IP-adres en browsergegevens bij onze hosting/beveiliging: voor veilige beschikbaarheid en misbruikpreventie.
Alleen als je statistieken toestaat: campagnegegevens, eventuele advertentieklikcodes en contactklikken, om te zien hoe aanvragen binnenkomen. We plaatsen geen advertentiepixels.

Verwerking voor je aanvraag en behandeling berust op voorbereiding/uitvoering van een overeenkomst; fiscale gegevens op een wettelijke verplichting; beveiliging op ons gerechtvaardigd belang. Optionele statistieken en publicatie van herkenbare klantfoto's vragen afzonderlijke toestemming. Je registratie is geen toestemming voor reclame.

Verplichte formuliervelden zijn nodig voor je account en aanvraag. Zonder die gegevens kunnen we deze niet afronden. Geef in vrije opmerkingen geen medische of andere gevoelige gegevens door. Foto's die je aanlevert gebruiken we om de auto en gewenste behandeling te beoordelen.

Met wie delen we gegevens?

Alleen met personen en dienstverleners die ze nodig hebben: onze hosting en Cloudflare voor beveiliging, Zoho Mail voor verificatie/afspraakberichten en waar nodig onze administratie/boekhouding of wettelijke instanties. We verkopen je gegevens niet. Afspraken worden door ITOPCHU beoordeeld; er is geen geautomatiseerde beslissing met juridische gevolgen of advertentieprofilering door ons.

Cloudflare en Zoho zijn internationale leveranciers; verwerking kan buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Hun informatie beschrijft de gebruikte doorgiftewaarborgen, zoals standaardcontractbepalingen en voor Cloudflare het EU-US Data Privacy Framework: Cloudflare en Zoho. Je kunt bij ons informatie over de voor jouw gegevens gebruikte waarborgen opvragen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Account-, voertuig- en aanvraaggegevens blijven bewaard zolang ze nodig zijn voor je actieve klantrelatie, open aanvragen, werkzaamheden en de afhandeling van vragen of geschillen. Campagne- en contactstatistieken gebruiken we zolang ze nodig zijn om de resultaten van de betreffende campagnes te beoordelen. Als die doelen vervallen, verwijderen of anonimiseren we gegevens die niet wettelijk nodig zijn. Je kunt om verwijdering van je account vragen; fiscaal noodzakelijke gegevens blijven bewaard.

Fiscaal relevante administratie bewaren we zolang deze actueel is en daarna in beginsel zeven jaar. Tijdelijke browseropslag en toegang verlopen zoals hieronder beschreven. Productieback-ups worden dagelijks gemaakt; de dagelijkse reeks bewaart veertien succesvolle kopieën. Beveiligde herstelkopieën dienen alleen voor herstel en niet voor normaal klantgebruik.

Cookies en opslag

Inlogcookie: maximaal 12 uur; verificatiecookie/code: maximaal 10 minuten.
Afspraakconcept en behandelkeuze in sessieopslag: maximaal 2 uur bruikbaar, gewist na succesvolle verzending; de browsertab kan deze opslag eerder wissen.
Een nog onbevestigde online herroeping bewaart alleen een aanvraagcode en controlehash in sessieopslag, maximaal 2 uur, voor een veilige herhaling; na ontvangstbevestiging wordt deze gewist.
Taal en thema: op je apparaat tot je ze wijzigt of browsergegevens wist; bij een ingelogd account kunnen voorkeuren ook in je profiel staan.
Cookiekeuzes: 180 dagen op dit apparaat; noodzakelijk, statistieken en Google Maps. Optionele functies staan uit totdat je toestemming geeft. Bij toestemming blijven campagnegegevens in de browsertab tot die sessie eindigt of je de toestemming intrekt.

Deze noodzakelijke functies werken zonder toestemming voor statistieken. Bij je eerste bezoek vragen we je keuze. Je kunt statistieken en Google Maps afzonderlijk instellen en je toestemming hieronder of via Cookie-instellingen in de voettekst intrekken. De noodzakelijke keuzeopslag bevat categorieën, versie en tijdstip. Intrekken stopt toekomstige verzameling; eerdere rechtmatige verwerking wordt daarmee niet ongedaan gemaakt.

Google Maps wordt pas geladen als je Maps toestaat in de cookiekeuzes of via de afzonderlijke kaartknop. Bij intrekken verwijderen we de geladen kaart; al door Google geplaatste cookies kun je wissen via je browser, niet op afstand via ITOPCHU. Google kan daarbij cookies gebruiken en ontvangt technische gegevens, waaronder je IP-adres, volgens zijn privacybeleid. WhatsApp, Google-route- en sociale links openen externe diensten met hun eigen privacyregels.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van gegevens, en bezwaar maken tegen verwerking op gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je intrekken. Mail [email protected]; we controleren je identiteit met zo weinig mogelijk extra gegevens en reageren in beginsel binnen een maand. Een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering beperken. Je mag een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging en wijzigingen

We gebruiken HTTPS, afgeschermde accounttoegang, wachtwoordhashes, tijdelijke verificatiecodes en beperkte toegang tot klantgegevens. Deze verklaring beschrijft de huidige dienstverlening. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je; nieuwe doeleinden waarvoor toestemming nodig is activeren we pas na die toestemming.

Versie 5 oktober 2026.

Privacy policy

Your details support your account, appointments and invoices. Optional statistics are your choice.

Who is responsible?

ITOPCHU is a trading name of Kumpix VOF, KvK 97970034. Graftermeerstraat 39E, 2131 AA Hoofddorp, Netherlands. Privacy enquiries: [email protected] or +31 6 14 29 23 76.

What do we use and why?

Name, contact details, billing address and, for businesses, company/KvK and optional VAT details: for enquiries, service and invoicing.
Booking-rule agreement (version, text, language and timestamp), separate early-start request and withdrawal declarations: to record agreements and statutory handling.
Registration plate or VIN, brand/model, treatment, vehicle condition, notes and appointment/work history: to identify the car and agreed work.
Sign-in email, password hash, verification and session records: to secure access. We do not store readable passwords.
Technical request data, such as IP address and browser information handled by hosting/security providers: for availability and abuse prevention.
Only if you allow statistics: campaign details, any advertising click identifiers and contact clicks, to understand how enquiries arrive. We do not install advertising pixels.

Request/service processing is based on preparing or performing a contract; tax records on a legal obligation; security on our legitimate interest. Optional statistics and publishing identifiable customer photographs require separate consent. Registration does not give permission for advertising.

Required fields are needed to complete your account and request. Without them we cannot finish those steps. Please do not include medical or other sensitive details in free text. Photographs you supply are used to assess the vehicle and requested treatment.

Who receives information?

Only people and providers who need it: hosting and Cloudflare for security, Zoho Mail for verification/appointment messages and, where necessary, bookkeeping or authorities. We do not sell your details. ITOPCHU reviews appointments; we do not make automated decisions with legal effects or carry out advertising profiling.

Cloudflare and Zoho are international suppliers; processing may occur outside the European Economic Area. Their information describes transfer safeguards such as standard contractual clauses and, for Cloudflare, the EU-US Data Privacy Framework: Cloudflare and Zoho. You can request information about safeguards used for your data from us.

How long is information kept?

Account, vehicle and request records are kept while needed for your active customer relationship, open requests, work and enquiries or disputes. Campaign and contact statistics are used while needed to assess the relevant campaign results. When these purposes end, we delete or anonymise records that are no longer legally required. You can request account deletion; necessary tax records must remain.

Tax-relevant administration is kept while current and normally for seven years afterwards. Temporary browser storage and access expire as described below. Production backups run daily; the daily series keeps fourteen successful copies. Secured recovery copies are for restoration rather than ordinary customer use.

Cookies and storage

Sign-in cookie: up to 12 hours; verification cookie/code: up to 10 minutes.
Appointment draft and treatment selection in session storage: usable for up to 2 hours, cleared after successful submission; closing the browser tab may clear it sooner.
A withdrawal awaiting a confirmed receipt stores only an operation ID and verification hash in session storage for up to 2 hours, for safe retry; it is cleared after receipt.
Language and theme: on your device until changed or cleared; signed-in preferences may also be stored in your profile.
Cookie choices: 180 days on this device; necessary functions, statistics and Google Maps. Optional features stay off until you give permission. With permission, campaign details stay in the browser tab until the session ends or permission is withdrawn.

Necessary functions work without permission for statistics. We ask for your choice on entry. Set statistics and Google Maps separately and withdraw permission below or through Cookie settings in the footer. Necessary choice storage records categories, version and timestamp. Withdrawal stops future collection; it does not undo earlier lawful processing.

Google Maps loads only after Maps permission in cookie settings or the separate map button. Withdrawing permission unloads the map; cookies already set by Google can be cleared in your browser, not remotely by ITOPCHU. Google may use cookies and receives technical information, including your IP address, under its privacy policy. WhatsApp, directions and social links open external services with their own privacy rules.

Your rights

You can request access, correction, deletion, restriction or transfer of data and object to processing based on legitimate interest. You can withdraw consent. Email [email protected]; we verify identity using as little extra information as possible and normally respond within one month. Legal retention obligations may limit deletion. You may complain to the Dutch Autoriteit Persoonsgegevens.

Security and changes

We use HTTPS, restricted account access, password hashes, temporary verification codes and limited access to customer records. This policy describes the current service. We inform you about significant changes; new purposes requiring consent start only after that consent.

Version 5 October 2026.

Menu